Standardizimi i adresës 101: Përfitimet, Metodat dhe Këshillat

Standardizimi i adresës 101: Përfitimet, Metodat dhe Këshillat

Kur ishte hera e fundit që gjetët se të gjitha adresat në listën tuaj ndiqnin të njëjtin format dhe ishin pa gabime? Asnjëherë, apo jo?

Pavarësisht nga të gjitha hapat që kompania juaj mund të marrë për të minimizuar gabimet e të dhënave, adresimi i çështjeve të cilësisë së të dhënave – të tilla si gabimet drejtshkrimore, fushat që mungojnë ose hapësirat kryesore – për shkak të futjes manuale të të dhënave – janë të pashmangshme. Në fakt, profesor Raymond R. Panko në të tij letër e botuar theksoi se gabimet e të dhënave të fletëllogaritjes veçanërisht të grupeve të vogla të të dhënave mund të variojnë midis 18% dhe 40%.  

Për të luftuar këtë problem, standardizimi i adresave mund të jetë një zgjidhje e shkëlqyer. Ky postim thekson se si kompanitë mund të përfitojnë nga standardizimi i të dhënave dhe cilat metoda dhe këshilla duhet të marrin parasysh për të sjellë rezultatet e synuara.

Çfarë është standardizimi i adresave?

Standardizimi i adresës, ose normalizimi i adresës, është procesi i identifikimit dhe formatimit të regjistrave të adresave në përputhje me standardet e njohura të shërbimit postar, siç janë përcaktuar në një bazë të dhënash autoritative si ajo e Shërbimi Postar i Shteteve të Bashkuara (USPS).

Shumica e adresave nuk ndjekin standardin USPS, i cili përcakton një adresë të standardizuar si, një adresë e shkruar plotësisht, e shkurtuar duke përdorur shkurtesat standarde të Shërbimit Postar ose siç tregohet në skedarin aktual të Shërbimit Postar ZIP+4.

Standardet e Adresimit Postar

Standardizimi i adresave bëhet një nevojë e ngutshme për kompanitë që kanë shënime adresash me formate jokonsistente ose të ndryshme për shkak të mungesës së detajeve të adresës (p.sh. kodet ZIP+4 dhe ZIP+6) ose gabimeve të pikësimit, gërmave, ndarjeve dhe drejtshkrimit. Një shembull i kësaj është dhënë më poshtë:

Adresat postare të standardizuara

Siç shihet nga tabela, të gjitha detajet e adresës kanë një ose shumë gabime dhe asnjë nuk plotëson udhëzimet e kërkuara të USPS.

Standardizimi i adresave nuk duhet të ngatërrohet me përputhjen e adresës dhe vërtetimin e adresës. Ndërsa ka të ngjashme, vërtetimi i adresës ka të bëjë me verifikimin nëse një rekord adrese përputhet me një rekord adresash ekzistuese në bazën e të dhënave USPS. Përputhja e adresave, nga ana tjetër, ka të bëjë me përputhjen e dy të dhënave të ngjashme të adresave për të përcaktuar nëse i referohet të njëjtit entitet apo jo.

Përfitimet e standardizimit të adresave

Përveç arsyeve të dukshme të pastrimit të anomalive të të dhënave, adresat standardizuese mund të ofrojnë një sërë përfitimesh për kompanitë. Kjo perfshin:

  • Kurseni kohë duke verifikuar adresat: pa standardizuar adresat, nuk ka asnjë mënyrë për të dyshuar nëse lista e adresave e përdorur për fushatën e postës direkte është e saktë ose jo, përveç nëse postat kthehen ose nuk kanë marrë përgjigje. Duke normalizuar adresa të ndryshme, mund të kursehen orë pune të konsiderueshme nga stafi që analizon qindra adresa postare për saktësi.
  • Ulni kostot e postimit: Fushatat e postës direkte mund të çojnë në adresa të gabuara ose të pasakta që mund të krijojnë probleme të faturimit dhe transportit në fushatat e postës direkte. Standardizimi i adresave për të përmirësuar konsistencën e të dhënave mund të zvogëlojë postat e kthyera ose të padorëzuara, duke rezultuar në norma më të larta të përgjigjeve direkte të postës.
  • Eliminoni adresat e kopjuara: formatet dhe adresat e ndryshme me gabime mund të rezultojnë në dërgimin e dyfishit të emaileve tek kontaktet që mund të ulin kënaqësinë e klientit dhe imazhin e markës. Pastrimi i listave tuaja të adresave mund ta ndihmojë firmën tuaj të kursejë shpenzimet e shpërdoruara të dorëzimit.

Si të standardizohen adresat?

Çdo aktivitet i normalizimit të adresave duhet të plotësojë udhëzimet e USPS që të jetë i vlefshëm. Duke përdorur të dhënat e theksuara në tabelën 1, ja se si do të shfaqen të dhënat e adresës pas normalizimit.

Para dhe pas standardizimit të adresave

Standardizimi i adresave përfshin një proces me 4 hapa. Kjo perfshin:

  1. Adresat e importit: mblidhni të gjitha adresat nga burime të shumta të të dhënave – si p.sh. fletëllogaritëse Excel, bazat e të dhënave SQL, etj. – në një fletë.
  2. Të dhënat e profilit për të inspektuar gabimet: kryeni profilizimin e të dhënave duke përdorur për të kuptuar qëllimin dhe llojin e gabimeve të pranishme në listën tuaj të adresave. Bërja e kësaj mund t'ju japë një ide të përafërt të zonave të mundshme problematike që kërkojnë rregullim përpara se të kryeni çdo lloj standardizimi.  
  3. Pastroni gabimet për të përmbushur udhëzimet e USPS: Pasi të zbulohen të gjitha gabimet, atëherë mund t'i pastroni adresat dhe t'i standardizoni ato në përputhje me udhëzimet e USPS.
  4. Identifikoni dhe hiqni adresat e kopjuara: për të identifikuar ndonjë adresë të kopjuar, mund të kërkoni për numërime të dyfishta në tabelën ose bazën tuaj të të dhënave ose të përdorni saktë ose përputhja e paqartë për të hequr dorë nga hyrjet.

Metodat e standardizimit të adresave

Ekzistojnë dy qasje të dallueshme për normalizimin e adresave në listën tuaj. Kjo perfshin:

Skriptet dhe mjetet manuale

Përdoruesit mund të gjejnë manualisht skriptet e ekzekutuara dhe shtesat për të normalizuar adresat nga bibliotekat përmes të ndryshmeve

  1. Gjuhët e programimit: Python, JavaScript ose R mund t'ju mundësojnë të ekzekutoni përputhjen e paqartë të adresave për të identifikuar përputhjet e pasakta të adresave dhe të aplikoni rregulla standardizimi të personalizuara për t'iu përshtatur të dhënave tuaja të adresës.
  2. Depot e kodimit: GitHub ofron shabllone kodesh dhe USPS API integrimin që mund ta përdorni për të verifikuar dhe normalizuar adresat.  
  3. Ndërfaqet e programimit të aplikacionit: Shërbime të palëve të treta që mund të integrohen nëpërmjet API për të analizuar, standardizuar dhe vërtetuar adresat e postës.
  4. Mjetet e bazuara në Excel: shtesat dhe zgjidhjet si YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ose excel VBA Master mund t'ju ndihmojnë të analizoni dhe standardizoni adresat tuaja brenda grupeve të të dhënave tuaja.

Disa përfitime të kalimit në këtë rrugë janë se është i lirë dhe mund të jetë i shpejtë për të normalizuar të dhënat për grupe të dhënash të vogla. Megjithatë, përdorimi i skripteve të tilla mund të shpërbëhet përtej disa mijëra regjistrimeve dhe kështu nuk janë të përshtatshëm për grupe të dhënash shumë të mëdha ose ato të shpërndara nëpër burime të ndryshme.

Softueri i verifikimit të adresës

Një softuer i verifikimit dhe normalizimit të adresave jashtë raftit mund të përdoret gjithashtu për të normalizuar të dhënat. Zakonisht, mjete të tilla vijnë me komponentë specifikë të vërtetimit të adresave - të tilla si një bazë të dhënash e integruar USPS - dhe kanë përbërës të profilizimit dhe pastrimit të të dhënave jashtë kutisë së bashku me algoritme të përputhjes së paqartë për të standardizuar adresat në shkallë.

Është gjithashtu e rëndësishme që softueri të ketë CASS vërtetim nga USPS dhe plotëson pragun e kërkuar të saktësisë në drejtim të:

  • Kodimi 5-shifror – aplikimi i kodit ZIP 5-shifror që mungon ose është i pasaktë.
  • Kodimi ZIP+4 – aplikimi i kodit 4-shifror që mungon ose është i pasaktë.
  • Treguesi i dorëzimit të banimit (RDI) – përcaktimi nëse një adresë është apo jo banimi apo komerciale.
  • Vleresimi i pikes se dorezimit (DPV) – përcaktimi nëse një adresë është apo jo e disponueshme deri në numrin e suitës ose apartamentit.
  • Linja e përmirësuar e udhëtimit (eLOT) – një numër sekuence që tregon ndodhjen e parë të dorëzimit të bërë në diapazonin shtesë brenda itinerarit të transportuesit, dhe kodi në rritje/zbritje tregon rendin e përafërt të dorëzimit brenda numrit të sekuencës. 
  • Lidhja e sistemit të konvertimit të adresave të lokalizuara (LACSLlink) – një metodë e automatizuar për marrjen e adresave të reja për bashkitë lokale që kanë zbatuar një sistem urgjence 911.
  • KompletLink® u mundëson klientëve të ofrojnë informacion i përmirësuar për adresimin e biznesit duke shtuar informacione të njohura dytësore (suite) në adresat e biznesit, gjë që do të lejojë renditjen e dërgesave të USPS aty ku përndryshe nuk do të ishte e mundur.
  • Dhe me shume…

Përparësitë kryesore janë lehtësia në të cilën ai mund të verifikojë dhe standardizojë të dhënat e adresave të ruajtura në sisteme të ndryshme duke përfshirë CRM-të, RDBM-të dhe depot e bazuara në Hadoop dhe të dhënat e gjeokodit për të dhënë vlerat e gjatësisë dhe gjerësisë gjeografike.

Sa i përket kufizimeve, mjete të tilla mund të kushtojnë shumë më tepër sesa metodat manuale të normalizimit të adresave.

Cila metodë është më e mirë?

Zgjedhja e metodës së duhur për përmirësimin e listave tuaja të adresave varet tërësisht nga vëllimi i të dhënave tuaja të adresave, grupi i teknologjisë dhe afati kohor i projektit.

Nëse lista juaj e adresave është më pak se të themi pesë mijë rekorde, standardizimi i saj përmes Python ose JavaScript mund të jetë një opsion më i mirë. Megjithatë, nëse arritja e një burimi të vetëm të së vërtetës për adresat duke përdorur të dhëna të shpërndara në burime të shumta brenda një kohe është një nevojë urgjente, atëherë një softuer standardizimi i adresave i certifikuar nga CASS mund të jetë një opsion më i mirë.