RFP360: Teknologjia në zhvillim për të hequr dhimbjen nga RFP-të

RFP360

Unë kam kaluar tërë karrierën time në shitje softuerësh dhe marketing. Unë kam ngutur të sjell çojë të nxehtë, të përshpejtojë ciklin e shitjeve dhe të fitoj marrëveshje - që do të thotë se kam investuar qindra orë të jetës sime duke menduar, duke punuar dhe duke iu përgjigjur RFP - një e keqe e domosdoshme kur bëhet fjalë për të fituar biznes të ri .

RFP-të gjithmonë janë ndjerë si një ndjekje letre e pafund - një proces i ngadaltë i dobët që kërkonte në mënyrë të pashmangshme kërkimin e përgjigjeve nga menaxhimi i produktit, drejtimin e konflikteve me çështje ligjore, zgjidhjen e problemeve me IT dhe konfirmimin e numrave me financat. Ata që janë të njohur e dinë - lista vazhdon. Profesionistët e marketingut, shitjeve dhe zhvillimit të biznesit kalojnë orë të panumërta në mënyrë joefikase duke kërkuar përgjigjet e mëparshme në pyetjet e përsëritura, duke ndjekur përgjigjet ndaj pyetjeve të reja, duke verifikuar informacionin dhe duke kërkuar miratime pa pushim. Procesi është kompleks, kërkon shumë kohë dhe ngarkon burimet e çdo organizate. 

Pavarësisht nga evolucioni i shpejtë i teknologjisë, për shumë biznese, procesi i RFP ka ndryshuar shumë pak nga përvojat e mia në fillim të karrierës sime më shumë se një dekadë më parë. Ekipet e marketingut ende po përdorin procese manuale për të bashkuar propozime, duke përdorur përgjigje të marra nga çdo numër burimesh që mund të qëndrojnë në fletëllogaritëse Excel, dokumente të përbashkëta të Google dhe madje edhe arkiva të postës elektronike.

Kjo tha, jo vetëm që dëshirojmë dëshpërimisht që procesi i RFP-së të ishte më efikas, industria ka filluar ta kërkojë atë, e cila është vendi ku softueri në zhvillim duhet të bëjë një ndikim të jashtëzakonshëm në peizazhin e RFP-së.

Përfitimet e softuerit RFP

Përtej bërjes së ndërtimit të një RFP më pak të dhimbshme; krijimi i një procesi të shpejtë, të përsëritshëm për RFP-të, mund të ketë një ndikim të drejtpërdrejtë në të ardhurat. Këtu hyn teknologjia RFP në zhvillim.

Softueri RFP centralizon dhe katalogon pyetjet dhe përgjigjet e zakonshme në një bibliotekë përmbajtjesh. Shumica e këtyre zgjidhjeve janë të bazuara në re dhe mbështesin bashkëpunimin në kohë reale midis menaxherëve të propozimit, ekspertëve të lëndës dhe aprovuesve të nivelit ekzekutiv.

Veçanërisht, RFP360 u mundëson përdoruesve të shpejt: 

  • Ruani, gjeni dhe ripërdorni përmbajtjen me një Botë Njohurie të personalizuar
  • Punoni me kolegët në të njëjtin version të një dokumenti të vetëm
  • Caktoni pyetje, përcjell përparimin dhe automatizoni rikujtesat
  • Automatizoni përgjigjet me AI që identifikon pyetjet dhe zgjedh përgjigjen e saktë
  • Hyni në Baza e Njohurive dhe punoni me propozime në Word, Excel dhe Chrome me shtojca.

Përgjigje për desktopin

Si rezultat, përdoruesit e a RFP360Zgjidhja e menaxhimit të propozimit ka raportuar se ata ishin në gjendje të shkurtojnë në mënyrë dramatike kohën totale të përgjigjes, të rrisin numrin e RFP-ve që ata janë në gjendje të plotësojnë dhe, në të njëjtën kohë, të përmirësojnë normat e tyre të përgjithshme të fitimit.

Ne iu përgjigjëm 85 përqind më shumë RFP-ve këtë vit sesa kemi bërë vitin e kaluar dhe kemi rritur shkallën e avancimit me 9 përqind.

Erica Clausen-Lee, zyrtare kryesore e strategjisë në InfoMart

Me përgjigje më të shpejtë, do të keni më shumë mundësi të përgjithshme për të dhënë përgjigje të qëndrueshme, të sakta dhe efikase që ka më shumë të ngjarë të fitojnë biznesin.

Rritni qëndrueshmërinë e RFP

Duke përdorur Bazën e Njohurive të platformës, përdoruesit mund të ruajnë, organizojnë, kërkojnë dhe ripërdorin përmbajtjen e propozimit të kaluar, duke u dhënë atyre një fillim të përgjigjeve të RFP. Një qendër e centralizuar për përmbajtjen e propozimit e mban ekipin tuaj nga rishkrimi i përgjigjeve ekzistuese, duke ju lejuar të grumbulloni të dhëna dhe të mbani përgjigjet më të mira për përdorim në të ardhmen.

Ne kemi sigurinë e ditur se njohuritë tona janë të sigurta dhe të qëndrueshme. Ne nuk duhet të shqetësohemi se do të humbasim çdo ekspertizë të NVM-ve nëse dikush lë ose bën pushime. Ne nuk po kalojmë orë të gjata duke kërkuar përgjigje të mëparshme dhe duke u përpjekur të kuptojmë se kush po bën çfarë të bëjë, sepse të gjitha pyetjet dhe përgjigjet janë aty në RFP360.

Beverly Blakely Jones nga National Geographic Learning | Studimi i Rastit Cengage

Përmirësoni saktësinë e RFP 

Përgjigjet e pasakta ose të vjetruara mund të jenë të ndërlikuara për t'u kapur, madje edhe për anëtarët e ekipit më me përvojë. Kur çiftëzohet me afatin e kthimit të shpejtë që ndodh zakonisht në një RFP, rreziku i sigurimit të përbërjeve të informacionit me të meta. Fatkeqësisht, informacioni i pasaktë mund të jetë gjithashtu jashtëzakonisht i kushtueshëm pasi mund t'ju kushtojë vetë biznesin që synoni të ndiqni. Një përgjigje e pasaktë e RFP mund të çojë në përjashtim nga shqyrtimi, negociata të zgjatura, vonesa në kontraktim ose më keq.

Softueri RFP i bazuar në cloud adreson këtë problem duke lejuar ekipet të azhurnojnë përgjigjet e tyre nga kudo në çdo kohë me besimin se njohja e ndryshimit reflektohet në të gjithë sistemin.

Për shembull, ky lloj funksionaliteti është një mjet i shkëlqyeshëm për të pasur kur një produkt ose shërbim pëson azhurnime të shpeshta që duhet të përfshihen në një përgjigje standarde. Në shumë raste, të ballafaquar me këtë lloj ndryshimi, ekipet duhet të kalojnë nëpër një tabelë të tërë organizative për të siguruar që azhurnimet janë miratuar në mënyrë institucionale dhe më pas të ndiqen me secilin anëtar për të siguruar që është bërë në një nivel individual, ndërsa gjithashtu të kontrollojnë dy herë çdo propozim dil Exhashtë rraskapitëse.

Softueri RFP i bazuar në cloud menaxhon këto ndryshime për të gjithë biznesin dhe shërben si një qendër e vetme pastrimi për zhvillimin e përmbajtjes.

Rritni efikasitetin e RFP

Përfitimi më i madh i softuerit RFP është sa shpejt përmirësohet efikasiteti - në mënyrën e vet, koha që duhet për të ndërtuar një RFP duke përdorur këtë lloj teknologjie është e krahasueshme me ndryshimin midis drejtimit nga bregu në breg dhe fluturimi. Shumë zgjidhje softuerësh RFP, përfshirë RFP360, janë gjithashtu të bazuara në cloud, gjë që lejon vendosjen e shpejtë, që do të thotë se rezultatet janë pothuajse të menjëhershme.

Koha për të vlerësuar (TtV) është ideja se ekziston një orë që përcjell se sa kohë i duhet një klienti nga kontrata e nënshkruar në 'momentin ah-ha' kur ata e kuptojnë plotësisht vlerën dhe zhbllokojnë potencialin e softuerit. Për softuerin RFP, ky moment zakonisht ndodh disa javë pasi është nënshkruar kontrata kur përdoruesi po punon me ekipin e përvojës së klientit në RFP-në e tyre të parë. Përgjigjet standarde dhe propozimi i parë ngarkohen në sistem, pastaj momenti ah-ha - softueri njeh pyetjet dhe fut përgjigjet e sakta, duke plotësuar mesatarisht rreth 60 deri në 70 përqind të RFP - në një moment të një kohe. 

Ne zbuluam që ndërfaqja e RFP360 ishte më intuitivja dhe më e lehtë për tu ngritur dhe drejtuar. Ka pasur një kurbë shumë minimale të të mësuarit për ne, dhe kjo lejoi që performanca jonë të rritet pothuajse menjëherë.

Emily Tippins, Administratore e Shitjeve për Mirëmbajtjen e Swish | Rast studimi

Evolucioni i procesit RFP u jep përdoruesve kohë për t'u përqëndruar në iniciativa strategjike të nivelit më të lartë. 

Padyshim që na ka bërë më efikas. RFP360 na ka kthyer kohën tonë dhe na ka lejuar të zgjedhim me të vërtetë projektet tona. Ne nuk jemi më të tërbuar. Ne mund të marrim frymë thellë, të përqendrohemi në të qenit strategjik dhe të sigurohemi që po zgjedhim projektet e duhura dhe po japim përgjigje cilësore.

Brandon Fyffe, bashkëpunëtor i zhvillimit të biznesit në CareHere

Teknologjia RFP Duhet të ketë

  • Biznes përtej RFP-ve - Softueri i përgjigjes nuk është vetëm për RFP, ju gjithashtu mund të menaxhoni kërkesat për informacion (RFI), pyetësorët e sigurisë dhe kujdesit të duhur (DDQ), kërkesat për kualifikime (RFQ) dhe më shumë. Teknologjia mund të përdoret për çdo lloj forme të standardizuar të pyetjeve dhe përgjigjeve me përgjigje të përsëritshme.
  • Përdorshmëria dhe mbështetja më e mirë në klasë - Jo të gjithë që punojnë në RFP janë super përdorues. RFP-të kërkojnë të dhëna nga shumë departamente dhe ekspertë të lëndëve me nivele të ndryshme të aftësive teknike. Zgjidh një zgjidhje që është e lehtë për t’u përdorur dhe intuitive me një mbështetje të shkëlqyeshme për klientët.
  • Përvoja dhe stabiliteti - Si me çdo ofrues të teknologjisë SaaS, ju mund të prisni azhurnime dhe përmirësime të rregullta nga teknologjia juaj RFP, por sigurohuni që kompania të ketë përvojë për të ofruar karakteristika vërtet të dobishme, në të cilat mund të mbështeteni.
  • Knowledge Base  - Çdo zgjidhje RFP duhet të përfshijë një qendër përmbajtje të kërkueshme që lejon përdoruesit tuaj të bashkëpunojnë me lehtësi dhe të ofrojnë azhurnime për përgjigjet e dhëna atyre. Shikoni për një zgjidhje që përdor UA për të përputhur pyetjet e zakonshme me përgjigjet e tyre.
  • Shtojca dhe integrime inteligjente - Teknologjia RFP duhet të funksionojë me programet që përdorni. Kërkoni shtojca që ju lejojnë të përdorni bazën tuaj të njohurive ndërsa punoni për përgjigjen tuaj në programe si Word ose Excel. Softueri duhet gjithashtu të integrohet me aplikacionet kryesore të CRM dhe produktivitetit për të mbështetur në mënyrë të përsosur proceset ekzistuese të RFP.

Humbni më pak kohë dhe fitoni më shumë kërkesa

RFP-të kanë të bëjnë me fitimin. Ato janë krijuar për të ndihmuar blerësin të vendosë se kush është më i miri dhe sa më shpejt të mund të provoni se biznesi juaj përshtatet me faturën, aq më mirë. Softueri RFP përshpejton procesin tuaj për t'ju marrë në konsideratë më shpejt, për të mbyllur më shumë biznes dhe për t'ju dhënë edhe më shumë mundësi për të fituar.

Ndërsa ekipet e marketingut bëhen edhe më të harmonizuara dhe bashkëpunuese me operacionet e të ardhurave, teknologjia RFP bëhet edhe më e rëndësishme për procesin. Kërkesa për përgjigje të shpejta të RFP nuk po zhduket. Pra, mos prisni derisa nuk mund të duroni më për të përdorur teknologji që ju kursen kohë në RFP-të tuaja. Konkurrentët tuaj sigurisht që nuk do të bëjnë.

Kërkoni një Demo RFP360

Çfarë mendoni ju?

Kjo faqe përdor Akismet për të reduktuar spamin. Mësoni se si përpunohet komenti juaj.