Si të shkruani udhëzimet për mediat sociale të kompanisë suaj për punonjësit [Shembull]
Këtu janë udhëzimet e mediave sociale për të punuar në [Company], së bashku me një seksion shtesë për kompanitë që janë publike ose të rregulluara nga rregulloret.
Vendosni tonin e organizatës suaj
Vendosja e tonit për përdorimin e mediave sociale nga punonjësit është thelbësore në peizazhin e sotëm dixhital. Media sociale ka evoluar përtej komunikimit personal në një mjet të fuqishëm që formon perceptimin publik, ndikon në dinamikën e tregut dhe mund të ndikojë ndjeshëm në reputacionin e një organizate.
Në [Company], ne e pranojmë se media sociale nuk është vetëm një platformë për shprehje individuale, por gjithashtu një mjet jetik për nxitjen e lidhjeve kuptimplote, ndarjen e njohurive të vlefshme dhe përforcimin e pranisë së markës sonë në sferën dixhitale.
Si i tillë, adoptimi i përgjegjshëm dhe etik i mediave sociale është i inkurajuar dhe themelor për strategjinë tonë organizative. Në një epokë ku informacioni udhëton me shpejtësinë e një klikimi, të kuptuarit e rëndësisë së mediave sociale dhe përafrimi i përdorimit të saj me vlerat dhe objektivat e kompanisë sonë është thelbësor për të mbrojtur reputacionin tonë, për t'u angazhuar me palët e interesuara dhe në fund të fundit për të arritur qëllimet tona të biznesit.
Ky grup udhëzimesh synon të ofrojë drejtim të qartë për shfrytëzimin e mediave sociale si një mjet i fuqishëm duke respektuar parimet që përcaktojnë [Kompaninë].
Udhëzimet e përgjithshme të mediave sociale
- Jini transparent dhe deklaroni se punoni në [Company]. Ndershmëria juaj do të shënohet në mjedisin e Mediave Sociale. Nëse jeni duke shkruar për [Kompaninë] ose një konkurent, përdorni emrin tuaj të vërtetë, identifikoni që punoni për [Kompaninë] dhe jini të qartë për rolin tuaj. Nëse keni një interes të plotë në atë që po diskutoni, jini i pari që do ta thotë këtë.
- Asnjëherë mos e përfaqësoni veten ose [Kompaninë] në mënyrë të rreme ose mashtruese. Të gjitha deklaratat duhet të jenë faktike dhe jo mashtruese; të gjitha pretendimet duhet të jenë të vërtetuara.
- Jini vigjilentë në monitorimin e bisedave të lidhura me [Kompaninë] në mediat sociale. Nëse hasni ndonjë përmbajtje të papërshtatshme ose të dëmshme në lidhje me [Kompaninë], raportojeni atë në departamentin përkatës brenda kompanisë për veprim.
- Postoni komente kuptimplote dhe të respektueshme - pa mesazhe të padëshiruara ose vërejtje që janë jashtë temës ose fyese.
- Përdorni sens të përbashkët dhe mirësjellje të përbashkët. Kërkoni leje për të publikuar ose raportuar për bisedat që synohen të jenë private ose të brendshme për [Kompaninë]. Sigurohuni që transparenca juaj të mos cenojë privatësinë, konfidencialitetin dhe udhëzimet ligjore të [Company] për fjalimin e jashtëm komercial.
- Qëndroni në fushën tuaj të ekspertizës dhe ofroni perspektiva unike, individuale për aktivitetet jo-konfidenciale në [Kompania].
- Kur ndani përmbajtjen që krijojnë të tjerët, jepni gjithmonë vlerësimin e duhur dhe ia atribuoni atë burimit origjinal. Respektoni ligjet për të drejtat e autorit dhe marrëveshjet e licencimit kur përdorni përmbajtje të palëve të treta.
- Kur nuk pajtoheni me mendimet e të tjerëve, mbajini ato të përshtatshme dhe të sjellshme. Nëse një situatë në internet bëhet antagoniste, shmangni mbrojtjen e tepërt dhe shkëputjen e papritur. Kërkoni këshilla nga drejtori i PR dhe shkëputuni me mirësjellje.
- Përgjigjuni në mënyrë profesionale komenteve ose kritikave negative në mediat sociale. Shmangni përfshirjen në konfrontime ose debate. Në vend të kësaj, adresoni shqetësimet me mirësjellje dhe, nëse është e nevojshme, drejtojeni bisedën në një kanal privat për zgjidhje.
- Nëse shkruani për konkursin, jini diplomatik, sigurohuni për saktësinë faktike dhe merrni lejet e nevojshme.
- Shmangni komentet mbi çështjet ligjore, çështjet gjyqësore ose ndonjë palë që [Kompania] mund të jetë në proces gjyqësor.
- Asnjëherë mos merrni pjesë në mediat sociale kur diskutoni tema që mund të konsiderohen si situatë krize. Edhe komentet anonime mund të gjurmohen në adresën IP tuaj ose të [Kompanisë]. Referojuni të gjitha aktivitetet e mediave sociale rreth temave të krizës tek Drejtori i PR dhe/ose i Çështjeve Ligjore.
- Jini të kujdesshëm për të mbrojtur veten, privatësinë tuaj dhe informacionin konfidencial të [Kompanisë]. Ajo që publikoni është gjerësisht e aksesueshme dhe jetëgjatë. Konsideroni përmbajtjen me kujdes, pasi Google ka një kujtesë të gjatë.
- Nëse keni marrëdhënie personale ose interesa financiare që mund të ndikojnë në përmbajtjen tuaj të mediave sociale në lidhje me [Kompaninë] ose konkurrentët e saj, zbuloni këto marrëdhënie ose interesa kur postoni në lidhje me temat përkatëse.
Mbrojtja e Pronësisë Intelektuale dhe Informacionit Konfidencial:
- Mos zbuloni asnjë informacion konfidencial ose pronësor në lidhje me [Kompaninë] në platformat e mediave sociale. Kjo përfshin, por nuk kufizohet në sekretet tregtare, detajet e zhvillimit të produktit, listat e klientëve, të dhënat financiare dhe çdo informacion që mund t'u japë konkurrentëve një avantazh.
- Jini të kujdesshëm në lidhje me ndarjen e informacioneve personale, si tuajat ashtu edhe të të tjerëve, në mediat sociale. Mbroni privatësinë tuaj dhe privatësinë e kolegëve, klientëve dhe partnerëve. Shmangni ndarjen e detajeve personale të kontaktit ose informacioneve të ndjeshme në postimet publike.
- Jini të kujdesshëm kur diskutoni projekte në vazhdim, prezantime të produkteve të ardhshme ose çështje delikate biznesi. Gjithmonë bëni kujdes për të parandaluar rrjedhjet e paqëllimshme të informacionit që mund të dëmtojnë pozicionin konkurrues të [Kompanisë].
- Nëse keni dyshime nëse informacioni mund të ndahet, konsultohuni me departamentin përkatës (p.sh., Ligjor, Pronë Intelektuale ose Komunikime të Korporatave) për udhëzim përpara se të postoni.
- Respektoni të drejtat e pronësisë intelektuale të të tjerëve. Mos shpërndani ose shpërndani materiale të mbrojtura nga të drejtat e autorit pa autorizimin e duhur dhe gjithmonë jepni kredi kur shpërndani përmbajtje të krijuar nga të tjerët.
- Në rast dyshimi në lidhje me mbrojtjen e pronësisë intelektuale ose informacionit konfidencial, kontaktoni Departamentin e Pronësisë Intelektuale ose Ligjore për udhëzime dhe sqarime.
Udhëzime shtesë për kompanitë publike ose ato që qeverisen nga rregulloret e privatësisë:
- Siguroni pajtueshmërinë me të gjitha rregulloret përkatëse dhe kërkesat ligjore kur diskutoni çështje financiare, veçanërisht nëse [Kompania] është publike.
- Konsultohuni me ekipin ligjor përpara se të ndani çdo informacion në lidhje me çështjet ligjore, hetimet ose çështjet rregullatore.
- Ndiqni protokollet strikte të privatësisë kur trajtoni dhe diskutoni të dhënat e klientit, veçanërisht nëse [Kompania] i nënshtrohet rregulloreve të privatësisë. Kërkoni gjithmonë udhëzime nga Zyrtari i Privatësisë së të Dhënave ose ekspertët ligjorë.
- Përmbahuni nga bërja e deklaratave spekulative në lidhje me performancën financiare të [Kompanisë] ose tendencat e tregut, veçanërisht nëse kjo mund të ndikojë në çmimet e aksioneve ose në perceptimet e investitorëve.
- Kërkimet e medias kryesore duhet t'i referohen Drejtorit të Marrëdhënieve me Publikun.
Mbylle me përgjegjësi
- Ju lutemi mbani parasysh këto udhëzime gjatë pjesëmarrjes në aktivitetet e mediave sociale në lidhje me [Kompaninë]. Respektimi juaj ndaj këtyre udhëzimeve ndihmon në mbrojtjen e reputacionit tonë dhe siguron pajtueshmërinë ligjore.
- Rishikoni dhe përditësoni periodikisht këto udhëzime të mediave sociale për t'u siguruar që ato mbeten të rëndësishme dhe në përputhje me platformat në zhvillim të mediave sociale dhe politikat e kompanisë.
- Nëse ndonjëherë e gjeni veten të pasigurt ose në dyshim në lidhje me përdorimin e duhur të mediave sociale brenda kontekstit të [Kompanisë], ju inkurajojmë të kërkoni udhëzime dhe qartësi. Menaxheri ynë i komunikimit është në dispozicion për t'ju ndihmuar në lundrimin e çdo pyetjeje, shqetësimi ose situate që mund të lindë në mediat sociale.
Mos harroni se nevojat dhe rreziqet specifike të kompanisë suaj mund të ndryshojnë, prandaj është e rëndësishme që këto udhëzime të përshtaten me industrinë, kulturën dhe qëllimet e kompanisë. Për më tepër, këshillohet konsultimi me ekipet ligjore dhe të pajtueshmërisë për të siguruar përputhjen me kërkesat rregullatore.